Trasformare Wordpress in un gestionale è possibile utilizzando questi plugin

  • Diego Gualdoni

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Ogni azienda persegue decine di progetti contemporaneamente, ognuno di questi ha una sua propria organizzazione e disciplina. Occorre attenersi alle politiche aziendali per il rispetto delle scadenze prefissate, e del budget assegnato. Questo lavoro è solitamente fatto da più persone all’interno di una squadra che ha il compito a sua volta di raggiungere obiettivi fissati da altri.


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Oltre all’attività in se, occorre anche tener presente che bisogna sottostare alla filiera dei controlli, che possono essere di varia natura. I controlli qualità sono assegnati ad uffici diversi guidati da project manager e che in sostanza verificano continuamente e puntualmente gli standard di qualità.

In questo quadro WordPress può venirci incontro. Come trasformare WordPress in un gestionale è possibile utilizzando alcuni dei tanti plugin che ogni giorno nascono nella piattaforma open source e, ovviamente, affidandoti ad un fornitore di hosting per WordPress all’altezza delle tue aspettative :-)

Ne ho selezionati alcuni che potrai configurare a piacere, con lo scopo di gestire i tuoi progetti direttamente dalla console. Lo scopo di questo articolo è mostrarti quelli di nuova generazione e lanciati da poco sul mercato dei plugin.

Nel mondo anglosassone hanno già ricevuto un buon credito ed ho pensato che è arrivato il momento di segnalarli anche a beneficio delle aziende italiane. Il punto di partenza fondamentale è che qualsiasi azienda o freelance segua diversi progetti contemporaneamente.

Se non si instaura un buon sistema di comunicazione e gestione tra i vari partecipanti, clienti inclusi, il lavoro più duro diventa la gestione dei progetti e non lo stesso progetto.

Se la pensi come me allora ti conviene dare un’occhiata a questi plugin utili per trasformare WordPress in un gestionale.

Una rivoluzione in costante evoluzione.

Per la gestione dei progetti aziendali c'è WP Project Manager


WP Project Manager è uno dei migliori plugin per trasformare WordPress in una piattaforma gestionale.

Il primo che ti mostro si chiama WP Project managerè un plugin gratuito. La comunicazione all’interno di un team è facilitata da questa dashboard che racchiude molte funzionalità già a partire dalla versione gratuita. Si tratta di avere il controllo dei vari progetti aziendali con specifiche tipiche del project management.

Si sta diffondendo negli Stati Uniti, ti verrà voglia di provarlo dopo aver capito come può aiutarti.

Vediamo nel particolare quali sono le caratteristiche salienti prima di vedere anche la versione Premium:

  • Inserire ed aggiungere progetti controllabili con WordPress
  • Rendere visibili gli avanzamenti di progetto agli utenti abilitati
  • Visualizzare tutti i progetti con un calendario
  • Assegnare a ciascun utente un ruolo specifico, designare il manager di un'attività e collegarlo a collaboratori esterni e clienti
  • Designare i creativi del progetto e gestire la visibilità del progetto a varie sezioni.
  • Controllare gli stati di avanzamento
  • Evidenziare i progetti esempio
  • Funzione di archivio dei progetti giunti al termine
  • Avere la completa visione di tutti i file relativi ai singoli progetti

Come detto alla versione gratuita ne segue una premium che costa a partire dai 59 $ per anno e per singola licenza. Il salto dalla versione base si sente soprattutto per alcune skill che ormai sono utilizzate quotidianamente nelle aziende.

Oltre alla possibilità di aggiungere progetti e nuovi utenti in modo illimitato, ha la funzione front end con il supporto per priorità. La cosa più interessante riguarda alcuni strumenti implementabili come per esempio i diagrammi di Gantt, o la gestione delle fatture ed altre attività amministrative (in quest’ultimo caso forse più adatte a piccole realtà).

E’ un plugin in grado di trasformare WordPress in un gestionale ed è tutto da scoprire ed utilizzare. Il suo contributo nella gestione dei progetti è notevole e permette ad un supervisore di avere una chiara immagine dei progetti in corso. La lingua è l’inglese USA.

Gestisci i progetti con Projectopia


Projectopia è un plugin premium ideale per chi trasformare WordPress in un vero e proprio gestionale

Un altro plugin utile per gestire i progetti è Projectopia sviluppato in ambito agenzie per avere la possibilità di svolgere anche il lavoro di avanzamento progetti senza abbandonare la piattaforma di WordPress. Il suo costo è di $ 38 ed è fresco di debutto realizzando 1000 vendite in pochi giorni.

Sembra essere l’ideale sia per i freelance che le grandi agenzie con un numero molto elevato di funzioni, tra le quali ne evidenzio solo alcune:

  • Gestione del flusso di lavoro molto chiaro e con la possibilità di intervento in ogni stadio
  • Gestione autonoma dei membri del team
  • Un sezione dedicata ai preventivi in corso e alle stime di vendita con strumenti di analisi incorporati
  • Scadenziari con evidenza dei file riferiti alle diverse attività in corso

Ha una votazione alta a testimonianza che chi lo sta usando lo apprezza. E’ un plugin nuovo vediamo come cresce.

UpStream per includere anche i clienti

UpStream è adatto a tenere sotto controllo qualsiasi tipo di progetto. E’ gratuito ed ha dalla sua la facilità di utilizzo, grazie ad una dashboard intuitiva e fresca. Ciò che convince in questo plugin per WordPress è la funzione che permette ai tuoi clienti di tenersi aggiornati sullo stato avanzamenti dei progetti che li riguardano attraverso un front end semplice.

Questa funzione è l’ideale per riuscire a mantenere una comunicazione attiva di alta qualità.

Vediamo una lista di alcune delle sue funzioni principali:

  • Le pietre miliari sempre in evidenza con possibilità di evidenziare compiti ed analisi
  • Funzione di caricamento dei file
  • Tiene traccia dei difetti di progetto
  • In automatico mantiene aggiornato lo status del progetto
  • Include la possibilità di comemntare
  • Anagrafica clienti e campi personalizzsabili
  • Disponibilità di vari tipi di front end

Si possono aggiungere altre funzioni a pagamento come quella delle scadenze di fasi di progetto.

Kanban è agile e te lo porti in giro con te


Kanban Project Managment non è un semplice gestionale, ma molto di più (CMR, VENDITE, FORNITORI, ec.)

Un plugin che si sa interfacciare con altri del suo genere per concertare la gestione dei progetti da differenti punti di vista.

Con kanban tieni aggiornate le vendite, hai una visione di insieme dei progetti e delle loro scadenze. Vediamo alcune caratteristiche nella lista che segue:

  • Supporta più siti
  • Visione delle attività dei singoli membri del team e ridefinizione compiti
  • Gestione delle attività trasversali ai diversi progetti
  • Permette di gestire tramite smartphone
  • Assegnazione del livello di visibilità per singolo utente
  • E' multilingue
  • Capacità di modifica avanzata

Si integra con altri plugin di WordPress come Gravity Forms Ninja Forms .

Molto ricca la possibilità di implementazione sia per avere una grafica colorata associata agli stati di avanzamento del progetto, che per la comunicazione tra gli utenti. Adeguato al suo compito è anche il sistema di gestione delle notifiche.

L'ideale per comunicare lo stato avanzamento progetti


Il plugin Panorama è un’altra ottima opzione per utilizzare WordPress come gestionale

Questo plugin ha colto l’essenza dell’obiettivo del lavoro in team su ordinativo della clientela. Con Project Panorama si attiva una gestione smart delle varie fasi del progetto che realmente riducono l’enorme mole di comunicazione inutile e talvolta dannosa.

Ogni singolo utente ed ogni cliente ha la visione dello stato avanzamento del progetto tramite una semplice barra che permette di conoscere  a che punto si è e quanto manca alla conclusione del progetto.

La sintesi della gestione di un progetto è lo scopo di questo pratico plugin. Il risvolto lo si trova sulla qualità della comunicazione tra tutti gli attori partecipanti.

Non sarà più un mistero la scadenza o lostato di avanzamento poichè si basa su grafici chiari e semplici e previsione accurate.

Vediamo alcune delle funzioni più utili:

  • Impostazione delle scadenze e delle tappe di progetto
  • Facilita la comprensione dello stato di avanzamento di ogni singolo progetto attribuendo nome per le fasi intermedie.
  • Grafici semplici ed intuitivi
  • Livello di visualizzazione personalizzata dello stato del progetto
  • Sezione per i commenti in corso d'opera
  • Con la funzione "Clona" si può iniziare un nuovo progetto semplicemente partendo da uno vecchio simile che ha già tutte le impostazioni attive. Questa funzione permette di risparmiare molto tempo e di avere una strada preordinata per il medesimo tipo di progetto. Non sarà necessario ripartire ogni volta da zero
  • Una dashboard estremamente semplice e chiara

La versione premium tra altre funzioni offre un livello di sicurezza elevato che fa uso di password. Per le aziende che hanno la necessità di incudere nello stato avanzamenti i loro clienti, ma anche solo per mostrare loro i progressi fatti è direi necessaria la versione premium. oltre a ciò ci sono diverse funzionalità attivabili quali ad esempio il caricamento e l’archivio dei documenti.

Smarty Pants il più potente strumento per la gestione dei progetti

HOSTING GRATIS Una visione di insieme con una capacità di gestione con notevoli funzionalità che lo rendono adatta sia alla gestione in ottica amministrative che puramente gestionali. Smarty Pants si propone come una soluzione definitiva ed aspira a trasformare la gestione dei progetti con un’elevata dose di partecipazione attiva tra tutti i componenti interni ed esterni.

Il controllo è affidato ad un amministratore che decide sull’accesso degli utenti e sul loro livello di partecipazione. Capacità di caricamento dei file molto estesa su livelli, singoli clienti e progetti, con traccia che risale agli ultimi 50 caricamenti. La capacità di estendersi ad altre aree aziendali è pressoché illimitata.

Il lavoro con Smarty Pants risulta semplificato e tiene conto della complessità documentale che ogni azienda produce nel tempo, vediamo alcune caratteristiche:

  • Possibilità di ricercare tramite i tag
  • Visibilità di differenti categorie e gestione
  • Sistema di notifiche integrato e personalizzato
  • Gestione completa dei file con possibilità di eliminazione automatica dei file non utili
  • Moduli completamente personalizzabili
  • Gruppi di lavoro direttamente attivabili dagli utenti per assicurare un flusso di lavoro moderno
  • Miniature

Un plugin che ha dei prezzi a seconda delle implementazioni richieste. Va da $ 75 a $ 575 per la licenza a vita.

E’ prevista la facoltà di attivare una prova gratuita di 30 giorni.

Altri plugin per trasformare WordPress in un gestionale

I plugin di WordPress sopra descritti riguardano la gestione dei progetti, sono particolarmente adatti ad agenzie, freelance o comunque ad aziende che lavorano su progetti singoli per ciascun cliente. Le fasi da seguire ed il numero delle persone che ne fanno parte vengono monitorati e sono parte attiva del sistema di comunicazione.

Il mondo dei plugin si arricchisce di giorno in giorno, e con lo sviluppo dell’e-commerce sono sorte necessità di gestione amministrativa, dei clienti, del magazzino ecc.. a cui molte applicazioni stanno tentando di dare risposta.

Se hai la necessità di realizzare un negozio online allora ci pensano dei plugin molto potenti che fanno tutto per te. WP e-Commerce e WooCommerce sono tra quelli più utilizzati, senza dimenticare Shopp, eShop, Ecwid Shopping Card, Easy Digital Download e Cart66. Su di essi si installano vari plugin a seconda del mercato di interesse.

Ogni settore poi può avere necessità sue proprie. Prendiamo ad esempio il mondo degli studi legali, il plugin di riferimento è Gestiolex che tiene traccia delle pratiche e del sistema di contabilità professionale.

Per gestire il magazzino i plugin si sprecano.

Hai un hotel? allora hai bisogno di ottimi sistemi per le prenotazioni, i tuoi riferimenti sono i booking plugin come Hotel Links Solutions, Jomres Online Booking System e eZee Online Hotel Booking Engine.

Basta cercare perché il mondo è cambiato e le estensioni diventano sempre più efficaci e poco costose. Il mondo dell’impresa, almeno su questo fronte, può ridurre i costi ed affrontare la sfida della competitività con le nazioni più organizzate. Molti plugin sono gratuiti altri richiedono componenti aggiuntive premium.

La duttilità è un altro asse importante. Questi plugin sono interconnessi con altri e si aggiornano di frequente. Siamo lontani dalla gestione dei software per applicativi affidati ad aziende difficili da contattare e molto costose. Gli stessi sviluppatori detenevano tutto lo scibile mettendo in seria difficoltà lo sviluppo di prodotti e mercati.

WordPress si è imposto sul mercato come piattaforma open source, e questa è la migliore garanzia di sviluppo continuo a buon prezzo.

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